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Analyse

OHSAS 18001 Exigences légales et AQSE Conform v2.0

Exigences légales

Suite de la lettre n°20, un an après la parution de la nouvelle version de l’OHSAS 18001, nous poursuivons notre analyse sur la prise en compte des modifications apportées sur le référentiel OHSAS.

 

Après avoir analysé dans la lettre d’info n°20 de septembre 2008 la profonde évolution du paragraphe 4.3.1 « Identification des dangers, évaluation des risques et moyens de maîtrise », nous vous proposons une réflexion sur l’introduction de l’évaluation de la conformité réglementaire, nouveau paragraphe 4.5.2 « évaluation de conformité ».

« Conformément à son engagement de conformité, l'organisme doit établir, mettre en oeuvre et tenir à jour des procédures pour évaluer de manière périodique la conformité aux exigences légales en vigueur [… ]».

Ce dossier est exclusivement consacré aux exigences légales. Nous ne traiterons pas ici les « autres » exigences.
Les exigences légales en santé et sécurité au travail sont nombreuses dans les pays développés. Ces exigences sont en perpétuelle évolution et leur nombre va croissant, comme le traduisent, par exemple, les récentes évolutions du Code du Travail 2008 français.

Comme nous allons le voir dans ce dossier, les exigences du paragraphe 4.5.2 de la version 2007 d’OHSAS 18001 ne sont donc pas sans conséquence sur le système de management SST.

 

1. Les liens entre réglementation, exigences légales et OHSAS 18001

Ces liens sont présents dans 3 paragraphes de OHSAS 18001 :

a) Engagement global de conformité réglementaire

La politique SST « inclue un engagement à se conformer pour le moins aux exigences légales en vigueur et autres exigences auxquelles l'organisme se conforme et qui se rapportent à ses dangers en termes de SST ». (Paragraphe 4.2 Politique)

b) Identification des exigences légales.

Cette exigence apparaît dans le paragraphe « 4.3.2 exigences légales et autres exigences ».
« L'organisme doit établir, mettre en oeuvre et tenir à jour des procédures pour identifier et accéder aux exigences légales et autres en matière de SST applicables à sa situation et veiller à ce que ces exigences [… l soient prises en compte dans l'établissement, la mise en oeuvre et la tenue à jour de son système de management de la SST. ».

La version 2007 n’a pas fait évolué ces exigences de façon très significative par rapport à l’ancienne version.

En ce qui concerne les exigences légales, l’entreprise doit donc identifier les exigences réglementaires applicables, c’est-à-dire :

Côté français 80 % des exigences légales applicables en matière de SST sont contenues dans le Code du Travail. La recodification récente du Code du Travail a permis une réécriture et une réorganisation des dispositions d’application pour faciliter la lecture des articles, leur identification mais aussi l’articulation juridiques des textes. Si les corrections ont abouti à un code plus léger de 10%, le nombre d’articles est passé de 1891 à plus de 3500 références.

Un support possible pour traçer l’identification et le suivi des exigences légales est un tableau du type :

exigences légales tableau

Les exigences légales sont ventilées par thèmes et sous-thèmes (aménagement des locaux, appareils à pression, appareils et accessoires de levage, CHSCT, entreprises extérieures, équipements de travail, équipements de protection individuel, formation sécurité…), ces exigences seront en permanence réactualisées en regard des nombreuses évolutions qui les affectent.
L’applicabilité comprend trois niveaux :

Comment identifier les exigences légales et autres exigences ?

De nombreux outils d’assistance existent, que ce soit sur papier, sur cédérom généralistes ou spécifiques ou encore via des réseaux informatiques (sites internet comme légifrance, l’INRS, Journal officiel de la Communauté Européenne, etc…).

c) Exigence d’évaluation de la conformité réglementaire.

 Une des évolutions majeures de la version 2007 et l’ajout du paragraphe 4.5.2 et en particulier le paragraphe 4.5.2.1 :

4.5.2.1 Conformément à son engagement de conformité, l'organisme doit établir, mettre en oeuvre et tenir à jour des procédures pour évaluer de manière périodique la conformité aux exigences légales en vigueur. L'organisme doit tenir à jour les enregistrements des résultats des évaluations périodiques.

 

2. Focus sur l'évaluation de conformité § 4.5.2.1 - OHSAS 18001

 Comment organiser l’évaluation de conformité réglementaire périodique ?


Il convient de passer en revue chacune des exigences légales applicables et de déterminer un niveau de conformité. Nous vous conseillons de mettre en place une échelle progressive, par exemple :

4
non conformité totale à l’exigence
3
conformité d’environ 30 % à l’exigence
2
conformité d’environ 60 % à l’exigence
1
conformité à 100 % à l’exigence



Cette ventilation des niveaux de conformité sera bien utile lorsqu’il s’agira de prioriser les actions correctives

 Fréquence et périmètre des évaluations périodiques de conformité


Evaluation initiale - état initial : l’évaluation initiale de conformité initiale concernera bien évidemment 100 % des exigences applicables.

Evaluations périodiques : la fréquence d’évaluation pourra être adaptée à chaque thème.

A titre d’exemple, la fréquence d’évaluation de la conformité aux exigences du thème « locaux de travail » pourra être fixée à 3 ans pour un site calme en terme d’extension. En revanche un thème tel que la formation méritera une réévaluation plus fréquente fixée par exemple à 1 an.

Nous préconisons que la fréquence des évaluations de conformité ne pas dépasse pas 36 mois.

Mise en garde : dans tous les cas le processus doit être exhaustif sur le thème évalué. Chaque exigence doit être évaluée. Le niveau de conformité doit pouvoir être justifié.

 

 Qui réalise les évaluations périodiques de conformité ?

Evaluation initiale - état initial : en tant qu’organisme de conseil, nous sommes persuadés que l’aide d’une société spécialisée (telle que AQSE !) est tout à fait profitable.

L’organisme extérieur va vous apporter directement les données (la réglementation applicable) et les outils de traitement de ces données. Travail qui s’il est fait en interne va représenter plusieurs semaines de travail.

Dans la même logique une fois les exigences légales applicables identifiées, il faut réaliser la 1ère évaluation. Là encore l’organisme extérieur pourra vous aider à calibrer le degré d’investigation nécessaire et savoir où mettre la barre.

En revanche le pilote interne doit être présent à l’intégralité de l’évaluation pour s’imprégner de la gymnastique nécessaire et atteindre l’autonomie.

Bien sût ce travail peut être réalisé intégralement en interne.

 

AQSE conform V2.0

 Le reporting et l’exploitation des résultats

Comment démontrer la performance de ce processus d’évaluation de la conformité réglementaire ?


Lorsque plusieurs centaines d’exigences légales ont été identifiées comme applicables et évaluées, il est important que l’outil utilisé offre un bon reporting. Ce reporting doit permettre d’avoir une vison synthétique de la situation, de la communiquer à la direction et d'orienter la stratégie.

 

Ci-dessous des exemples de reporting issus de notre outil de pilotage de la conformité réglementaire AQSE Conform V2.0 .

Reporting sur le niveau de conformité global

Un indicateur de performance en pourcentage correspond au ratio des exigences jugées conformes par rapport aux exigences légales applicables. Les couleurs jaune, orange et rouge permettent de classer les non-conformités en fonction de la criticité de la non-conformité.

Reporting sur le niveau de conformité par thème

Pilotage du processus d’évaluation de conformité réglementaire

 

Le reporting de la conformité aux exigences légales par thématique permet d’identifier rapidement que des écarts ont été surtout identifiés sur les thèmes risque chimique, risque électrique, risque machine…

Les objectifs fixés par la direction pourraient être pour l’année n+1 :

 

 Peut-on intégrer l’évaluation de la conformité santé et sécurité au travail avec les exigences légales environnementales ?


Il est tout à fait possible d’envisager une procédure commune Sécurité-Environnement pour l’identification, l’accès et l’évaluation de la conformité réglementaire, exigences légales et autres exigences en matière d’environnement et de sécurité.
Il suffit d’adapter les outils mis en place en faisant apparaître les thèmes et sous-thèmes spécifiques à l’environnement et/ou à la sécurité. En ce qui concerne l’applicabilité, l’analyse de la conformité, le processus de mise en œuvre est similaire.

Attention ! Il se pose très souvent la question relative aux textes « connexes » environnement et sécurité :

Dans le cadre d’une approche commune « environnement, santé et sécurité » il est donc nécessaire de bien identifier les liaisons entre les deux domaines et de les classifier en conséquence. L’important est de le retrouver dans la matrice d’identification des exigences légales et autres.

3. Bilan

Une véritable organisation est à mettre en œuvre autour de la maîtrise de la Législation afin de répondre au nouveau paragraphe 4.5.2 d’OHSAS 18001.

Cette organisation doit permettre de répondre aux questions suivantes :

Compte tenu du nombre d’exigences légales applicables cette organisation devra s’appuyer sur des outils performants de traitement des données réglementaires et de reprorting.

 

4. Lien

Pour en savoir plus sur AQSE Conform V2.0 :
Evaluation de la conformité réglementaire sécurité
Audit réglementaire séurité - cliquez-ici !

 

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